活动策划时间表 & 关键的最后期限

在澳门十大赌城官方网站策划活动时, 有许多步骤，你应该采取确保您的活动是成功的. 通过遵循下面列出的活动计划时间表和关键截止日期, 你可以最大化活动的成功. 这个时间表为你的项目、会议、会议或活动提供了一个清单. Note the "关键的最后期限" which are firm; missing a "Critical Deadline" may impact your event's success and could result in your event being canceled or a denial of advanced services such as lighting and sound.

第一步是确定您的事件是否是“复杂事件”."

一个系或RSO的活动将被定义为“复杂”，由LUC或学生活动酌情决定和/或当事件包括, 或预计将包括, 下列任何一项:

出席人数(预期或历史)超过100人.
门票(付费或免费)
合同服务(履约合同、独立承包商协议等.)
警察和/或保安
高级音频/视觉支持
活动名称包括:社交, 节日, 狂欢节, 跳舞, 时装表演, 选美比赛, 拍卖, “周,“打开麦克风”, 音乐会, 喜剧, 或文化表演.

复杂的事件需要计划和准备. 提前不到两个月去适应和计划一个复杂的事件几乎是不可能的, 考虑到事件的性质, 表演者所需的合同, etc. 在EMS Web应用程序中输入请求并确定事件为复杂事件之后, 将通过电子邮件通知请求者需要进行事件咨询. 未能在规定的截止日期前安排和参加此会议将导致您的组织的请求被拒绝, 由于机构的最后期限无法满足.

活动前五(5)个月以上

头脑风暴事件的想法和事件将会是什么样子的总体愿景
确定此事件如何与组织的使命相一致
确定此事件的目标
选择理想的活动场地
查看场地可用情况
透过EMS网页应用程式网上申请活动场地
注册学生组织可以在他们想要的活动日期前六(6)个月申请场地
选择理想的日期和时间的事件以及备份日期
查看大学校历，查找潜在冲突
检查城市事件日历是否存在潜在冲突
检查EMS和大学活动日历中潜在的冲突
查看周边假期, 看看理想的日期是否在许多人可能离开校园的时候
确定活动的资金来源(如适用)

活动前两(2)至四(4)个月

与活动服务助理总监会面
生产计划草案
确定资金来源
SGA、组织帐户、募款等.
事前风险评估
审查适用合同
所有合同都需要与学生活动总监会面，活动前八周，莱恩大学中心学生组织活动计划清单
交上已完成的事前风险评估
提交生产计划的最终草案，接收并批准LUC估算
申请SGA资助(如适用)

活动前六(6)周

接收并批准LUC房间设置图(如适用)
虽然他们应该更早完成，但这是严格的截止日期:
与活动事务助理总监会面
最终生产时间表
风险管理计划(如适用)
合同评审(如适用)活动前三(3)周
虽然他们应该尽早完成，但这是严格的截止日期:
批准LUC预算，批准活动设置，申请SGA资金
请透过香港中文大学售票处购票

活动前一(1)周

完成/最终确定的购票单交给票房经理
通知LUC SGA资助(如适用)
所有的ppt，视频等等. 交给活动事务助理处长
与签约嘉宾沟通/确认(如适用)活动周或在校园预留场地进行排练
包括换衣服的次数
组通信
回顾活动当天的个人职责
检查和提醒时间线莱恩大学中心学生组织活动策划清单

活动后一(1)周

问问你自己和你的团队:
这个活动是否应该在未来再次计划?
Why?
在相同类型的空间中?
关于这次事件，你想重复什么?
你有什么建议来改善和发展这个活动?
活动的目标达到了吗?
你的预算是多少??
你看过了吗??
如果是这样，为什么会发生这种情况呢?
与活动服务助理总监和学生活动助理总监进行评估会议
什么进展顺利?? 不太好?
下次课注意事项?
参加活动的人多吗?
你达到预期的出席人数了吗?
你的组织如何决定一个成功的活动?
成功吗??
你的组织从这个过程中学到了什么?
在您的下一次活动中，澳门十大赌城官方网站能做些什么来帮助您?
哪些额外的活动策划资源会对下次活动有所帮助?